通常而言，系统根据场所不同可分为两个部分——公共部分和会议室部分。

门厅、电梯厅、前台、接待室等均属于公共部分，是人员流通的主要位置，可设计大屏幕电视机，用以显示通知、公告、介绍、欢庆等等公共信息，实现信息告知和形象展示的目的。

会议室等功能性房间，在门口设计小尺寸显示屏，通常采用12-22寸显示屏，主要显示房间号码、房间名称、房间职能性内容——会议信息、欢迎信息、管理人员介绍等。建议嵌入式安装，或者挂装（前置有机玻璃框），中心高度宜1.7米。

会议室预定管理系统采用B/S架构，系统安装在一台服务器上，使用人通过IE浏览器进行操作，可以通过任何一台windows上网终端和windows便携笔记本进行会议室的查询/预定/使用。系统的安装简单、升级容易，添加、更换设备不麻烦；控制界面简单明快、逻辑清楚，操作方便、快捷。DMS信息发布系统也是采用B/S架构，所有的媒体内容都是通过核心服务器分发并储存在播放终端存储设备上，并且从存储设备上运行，在节约带宽资源的同时，达到最稳定及最高品质的显示质量和效果；播放终端采用嵌入式LINUX系统，大大减少受计算机病毒的攻击，具有较强的安全性；系统以Microsoft Visual C++为基础，利用超强的开发工具和底层网络通信技术，保障了系统的稳定性，同时也具有极高的效率和扩展能力

易用性

会议室预定系统为“非技术”性使用者而设计，管理平台基于WINDOWS操作系统，采用人性化操作界面，以最少的时间和人力能自行把会议信息和资讯传达给客户，操作员只需用鼠标和键盘操作即可完成全部节目编排工作。

在日常操作中，通过以下几个主要步骤就能实现信息的制作与发布：

• 模板设计：借助PPT就可以进行模板设计，把显示屏幕划分成多个不同大小的区域，每个区域可根据客户需求播放不同的多媒体节目。DMS会议室预定及显示系统提供多种不同的模版供操作者选择，同时还可以在已有模版上进行修改形成新的模版，这些布局可以作为模板，在节目编排时使用；
• 素材的制作与管理：管理人员将需要发布的视频、图片、文字等素材准备好，通过管理工作站上传至服务器，并进行分门别类的存放。随后根据发布计划，将素材传递给指定终端；媒体显示端编排好节目单后，就可以统一的向这些显示端发布节目了；
• 播出单编制：制作好模板，准备好素材，就需要确定播放的时间和方式，通过制作播出单，管理人员能够确定信息发布的方式、时间和地点。 

• 灵活性和兼容性

    德睿会议室预定及显示系统提供开放的数据接口模块，可以方便读取各行各业不同的数据，例如货币对换、利率牌价、股票价格、天气消息及交通时间表、会议安排、会议主题、酒店信息、办公OA等。

• 可持续发展性及可扩展性

DMRS会议预定管理系统是一套完整的系统解决方案，它通过持续性的技术开发和研究，很容易地升级和更新版本。系统可根据用户的需求，提供更加人性化的定制界面，可以定制适合自己企业的邮件/短信会议提醒功能，会议审核功能也可进行定制和修改。

• 性能与成本的良好平衡

DMS会议室预定及显示系统首先强调的是性能与品质，在此基础上在追求经济性以及成本控制。数字标牌事关客户形象展示，以及重要信息传达，因此良好的功能及稳定性是非常重要的，片面追求成本，而以性能和品质的下降为代价，并不明智。力求在功能、品质与成本几方面实现最佳平衡。