办公自动化系统  

总体框架  

      系统完全基于Web和J2EE架构，采用JAVA、JSP、Servlet、Web Service、XML等编程技术，可以为不同的人展现个性化的信息和应用服务，通过群件技术扩展及联合各种应用模块，通过协作技术实现与其它应用系统（包括远程应用系统）的协同工作。系统支持UNIX、Windows、Linux等主流操作系统；跨数据库，支持Oracle、DB2、SQL Server等主流数据库。集成全文检索技术，对系统内的关系数据和文件提供全文检索支持。  

      以下是本系统的技术架构：

 

（图 办公系统技术架构）

产品特点

• 组件化、标准化和可扩展
• 
  可视化工作流配置，支持流程再造
• 公共部分与个性化层次结构清晰，操作简捷、友好

收文管理  

      采用工作流技术管理整个收文过程，主要对接收文件的登记、拟办、签批、分阅、办结、归档、统计查询等流程进行管理。收文流程可以预先定义好，也可以根据工作流程的变化临时修改或重新定义。可以查看文件的流转过程记录；对流程中的各个处理结点可按流程定义时的要求进行实时监控，如有即将超过设定办理时间的处理结点，对其进行消息提醒，以保证任务的按时完成；另外系统对于文件的查询权限有严格的控制。  

      下图是一种常用的收文办理流程图：

 

（图 收文办理流程）

发文管理

      采用工作流技术管理整个发文过程，主要对发送文件的拟稿、审批、会签、核稿、签发、编号、印发、办结、归档、统计查询等流程进行管理。发文流程可以预先定义好，如图3所示，也可以根据工作流程的变化临时修改或重新定义。可以查看文件的流转过程记录；对流程中的各个处理结点可按流程定义时的要求进行实时监控，如有即将超过设定办理时间的处理结点，对其进行消息提醒，以保证任务的按时完成；系统对于文件的查询权限有严格的控制；发文正文与WORD相结合，保留修改痕迹，在流转过程中按流程配置保留WORD修改的不同版本；除发文正文外，可添加多个附件，方便电子文件传阅；成文时可套用文档模板库中的模板；可以直接在文件上进行批注，并且加盖个人电子印章，全文批注与电子印章均有防伪功能，杜绝非法拷贝和篡改。

      下图是一种常用的发文办理流程图：

 

（图 发文办理流程）

督办督察  

      督办督查实现对文件、领导批示、建议提案的督办管理，实现督办督查件的登记、督办、反馈、归档和查询统计，以及文件催办、转办、撤办等流程控制和办理过程监控等功能。  督办督查包括督办/督查单管理、督办登记、督办处理、查询检索、汇总统计和模块管理等功能项目。

电子公章管理  

      支持电子公章签盖，对学校红头文件支持联合盖章以及打印功能，并支持隐藏公章打印。  

红头文件管理  

      对高校使用的红头文件进行统一管理与维护，支持文件的查询与统计，提供模糊查询、对查询结果提供数据导出支持，支持Excel格式的数据导出。系统自动产生公文编号等。

公文设置  

      公文流转过程中主、抄送单位以及收、发文字号的设置管理。  

收发文监控

      在此部分用户可以对从办公系统中收到与发送的所有公文进行相关操作(查看公文阅读状态、文件转发等)。

档案管理  

      档案管理模块遵循国家档案标准，实现案卷管理、文件归档、档案借阅和统计等功能。  提供学校各类文档的分类存储，以便各部门人员快速、方便地查找到所要的文件。分类管理（目录管理）：即按树状目录的形式存放和标注一份文件、知识所处于的位置，使使用者能以最快的速度能找到它并使用，对单个文档、文件夹赋予操作功能控制（增删改、审批、发布范围等）。  

      对部门内部所有电子公文、档案、信访信息、规章制度等进行分类、存储，将收文、发文及其他文件进行统一整理归类入档，并提供查询、统计、模糊检索等功能，便于今后查阅和外借；同时可提供档案借阅、登记功能，将外借档案的借阅信息、利用卷数、归还卷数、检查有无损坏、缺页等情况进行登记。

• 档案管理

      提供与档案系统的开放接口，方便公文及重要信息归档至档案系统；

• 公文文件归档

      归档管理应实现多个单位分权限档案管理，通过档案管理系统将归档的文件、案卷进行整理，建立查询记录，最终形成可以供查询、借阅的标准档案，并提供全文检索功能。公文归档管理需与公文管理结合，实现文档管理一体化。公文和公务处理完毕，实现公文自动立卷，以供档案人员在归档后直接使用，实现公文归档管理自动化。通过文档一体化控制使得收文、发文和档案管理子系统在结构相互独立、可独立运行的同时，保证系统间进行数据交换及数据的一致性。

• 借阅管理

      对提交借阅的文件进行签批，包括待签申请、已还档案、未还档案。

• 借阅档案

      用户查阅档案入口，包括树形查看、检索档案、已还档案、未还档案、借阅申请状态。

• 档案统计

      对已归档的档案进行数量、类别、案卷等各类别的统计。

• 知识文档管理

      支持常见的文件内容（DOC、TXT、HTML通用图像和视频格式等）的发布、浏览及查看服务； 可以设定个人知识库； 可以按照作者、主题、日期等主题对相关文档进行排序显示； 在浏览的过程中对于感兴趣的文档附加评论； 权限（增删改、下载、审批、打印等）； 全文检索和知识关联 可以对文件和知识在相应的权限范围进行快速准确的全文搜索； 可以对多个知识进行关联，用户在浏览文件的过程中可以对关联的知识进行超链接的跳转； 在公文流转和综合事务或者任意协同流程中可以与知识库结合（可以将相关文件直接保存至知识库，也可以直接调用知识库的文件作为文件的流转）。