通常而言，系统根据场所不同可分为两个部分——公共部分和会议室部分。

门厅、电梯厅、前台、接待室等均属于公共部分，是人员流通的主要位置，可设计大屏幕电视机，用以显示通知、公告、介绍、欢庆等等公共信息，实现信息告知和形象展示的目的。

会议室等功能性房间，在门口设计小尺寸显示屏，通常采用12-22寸显示屏，主要显示房间号码、房间名称、房间职能性内容——会议信息、欢迎信息、管理人员介绍等。建议嵌入式安装，或者挂装（前置有机玻璃框），中心高度宜1.7米。

会议室预定管理系统采用B/S架构，系统安装在一台服务器上，使用人通过IE浏览器进行操作，可以通过任何一台windows上网终端和windows便携笔记本进行会议室的查询/预定/使用。系统的安装简单、升级容易，添加、更换设备不麻烦；控制界面简单明快、逻辑清楚，操作方便、快捷。DMS信息发布系统也是采用B/S架构，所有的媒体内容都是通过核心服务器分发并储存在播放终端存储设备上，并且从存储设备上运行，在节约带宽资源的同时，达到最稳定及最高品质的显示质量和效果；播放终端采用嵌入式LINUX系统，大大减少受计算机病毒的攻击，具有较强的安全性；系统以Microsoft Visual C++为基础，利用超强的开发工具和底层网络通信技术，保障了系统的稳定性，同时也具有极高的效率和扩展能力

易用性

会议室预定系统为“非技术”性使用者而设计，管理平台基于WINDOWS操作系统，采用人性化操作界面，以最少的时间和人力能自行把会议信息和资讯传达给客户，操作员只需用鼠标和键盘操作即可完成全部节目编排工作。

在日常操作中，通过以下几个主要步骤就能实现信息的制作与发布：

• 模板设计：借助PPT就可以进行模板设计，把显示屏幕划分成多个不同大小的区域，每个区域可根据客户需求播放不同的多媒体节目。DMS会议室预定及显示系统提供多种不同的模版供操作者选择，同时还可以在已有模版上进行修改形成新的模版，这些布局可以作为模板，在节目编排时使用；
• 素材的制作与管理：管理人员将需要发布的视频、图片、文字等素材准备好，通过管理工作站上传至服务器，并进行分门别类的存放。随后根据发布计划，将素材传递给指定终端；媒体显示端编排好节目单后，就可以统一的向这些显示端发布节目了；
• 播出单编制：制作好模板，准备好素材，就需要确定播放的时间和方式，通过制作播出单，管理人员能够确定信息发布的方式、时间和地点。 

• 灵活性和兼容性

    德睿会议室预定及显示系统提供开放的数据接口模块，可以方便读取各行各业不同的数据，例如货币对换、利率牌价、股票价格、天气消息及交通时间表、会议安排、会议主题、酒店信息、办公OA等。

• 可持续发展性及可扩展性

DMRS会议预定管理系统是一套完整的系统解决方案，它通过持续性的技术开发和研究，很容易地升级和更新版本。系统可根据用户的需求，提供更加人性化的定制界面，可以定制适合自己企业的邮件/短信会议提醒功能，会议审核功能也可进行定制和修改。

• 性能与成本的良好平衡

DMS会议室预定及显示系统首先强调的是性能与品质，在此基础上在追求经济性以及成本控制。数字标牌事关客户形象展示，以及重要信息传达，因此良好的功能及稳定性是非常重要的，片面追求成本，而以性能和品质的下降为代价，并不明智。力求在功能、品质与成本几方面实现最佳平衡。

通过传输线路及多媒体设备，将声音、影像及文件资料互传，实现即时且互动的沟通，以实现会议目的的系统设备。视频会议的使用有点像电话，
除了能看到与你通话的人并进行语言交流外，还能看到他们的表情和动作，使处于不同地方 的人就像在同一房间内沟通。

音视频会议系统，包括软件音视频会议系统和硬件音视频会议系统，将声音、
影像及文件资料互相传送，达到即时且互动的沟通，以完成会议目的之系统设备。

系统包括MCU多点控制器(视频会议服务器 )、会议室终端、PC桌面型终端、
电话接入网关(PSTNGateway)、Gatekeeper(网闸)等几个部分。
各种不同的终端都连入MCU进行集中交换，组成一个视频会议网络。
此外，语音会议系统可以让所有桌面用户通过PC参与语音会议，这些是在视频会议基础上的衍生。

系统技术

视频技术
现在会议系统开发都采用国际领先的视频编码标准H.264（MPEG-4 part 10 AVC /H.264）
编码，H.264/AVC 在压缩效率方面有着特殊的表现，一般情况下达到 MPEG-2 及
MPEG-4 简化类压缩效率的大约 2 倍。H.264具有许多与旧标准不同的新功能，
它们一起实现了编码效率的提高。特别是在帧内预测与编码、帧间预测与编码、
可变矢量块大小、四分之一像素运动估计、多参考帧预测、自适应环路去块滤波器、
整数变换、量化与变换系数扫描、熵编码、加权预测等实现上都有其独特的考虑。
（如AnyChat、红杉树、视高、思科等视频会议开发商都擦采用该视频技术）

音频技术
AAC是新一代 MPEG1/2 Audio 的有损音频编码, 是 MPEG-4 使用的音频编码，
AAC采用了感知子带技术(perceptual sub-band technology)，与MP3等其它编码器相比，
AAC编码器很大程度地改善了数据压缩率和声音品质

网络传播技术
针对可不经过服务器中转的音视频应用，采用了P2P通信技术，该技术的核心在于防火墙的穿越。
使用P2P通信技术，可以大大的减轻系统服务器的负荷，并成几何倍数的扩大系统的容量，
且并不会因为在线用户数太多而导致服务器的网络阻塞。
该技术支持UPNP协议，自动搜索网络中的UPNP设备，主动打开端口映射，提高P2P通信效率。